CMS meets E-Mail Marketing

By | 07/03/2014

Effizientes und erfolgreiches E-Mail Marketing ist nicht allein eine Frage der Technik, sondern eher eine Frage des effizienten Prozesses. Hohe Conversion, viele Leads  oder sogar Shop-Clicks in den Warenkorb setzen einen transparenten Customer Life Cycle voraus, in dem E-Mail Marketing als ein wichtiger Touchpoint die Konversion z.B. des Salesprozesses verstärken kann.

Viel Zeit verbringen Unternehmen damit, die richtige Software auszuwählen oder diese zu optimieren und zu warten.  Muss das heutzutage noch sein, bzw. ist der Betrieb einer eigenen E-Mail Marketing Software noch sinnvoll ?

E-Mail ist nicht nur eine Möglichkeit, um Informationen und Werbebotschaften zu verschicken, vielmehr stellt die Kommunikation via E-Mail ein wesentliches Instrument des Marketing-Mixes über die unterschiedlichen Kanäle dar. Ein effizientes E-Mail Marketing führt u.a. zu einer Manifestation des Unternehmens beim Kunden, der beispielsweise über den Versand von Newslettern mit Informationen zu bevorstehenden Aktionen und Events des Unternehmens oder zu Neuheiten in der Produktpalette versorgt wird.

Effizient ist das E-Mail Marketing in vielerlei Hinsicht. Nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Selbstständige, daher gehört es zur Standard-Palette eines professionellen Marketing Mix.

Geplante Investitionen in E-Mail Marketing

Betrachtet man die für 2014 geplanten Investitionen im E-Mail Marketing, so fallen vor allem folgende Ziele auf:

  • Mobil-Optimierung
  • Conversion Optimierung
  • Big Data
  • Contentmarketing

Das Thema Optins, Spam etc. gehört  zwar weiterhin zum Tagesgeschäft, jedoch fließen die Investionen  weniger in die Optimierung einer E-Mail-Marketing Software an sich, sonder eher in die Systeme, die sich mit der Aufbereitung von Massen-Daten und deren Auswertung beschäftigen.

Bulkmailer sind out

Immer seltener werden für das E-Mail Marketing Programme genutzt, für die eine Installation auf dem PC notwendig ist.  Die Zeit der Bulk-Mailer auf Basis einer angebundenen MS Access Datenbank  o.ä. gehen wohl zu Ende, auch wenn es immer noch Unternehmen gibt, die Ihre Newsletter per Outlook mit  vielen Adressen im cc Feld versenden.

Daher sollten folgende Grundregeln heutzutage immer gelten:

  • Newsletter-Mails niemals über den eigenen (Web)Server verschicken, sondern immer über einen whitlist-zertifizierten Server. Professionelle Anbieter, die solche Server bereitstellen, sorgen selbst dafür, daß Ihre Systeme bzw. darüber verschickte mails durchgelassen werden und nicht in den Blacklists oder Spamfilter der große  Mailprovider landen. Denn wenn der Server bzw. dessen IP Adresse erstmal bei Google, GMXoder anderen gesperrt ist, dann werden die vielen potentiellen Empfänger ganz gewiss nicht erreicht.
  • Sollte es trotz aller Vorsicht zu Rückläufern kommen, müssen diese professionell ausgewertet und gemanaged werden. Allein dieser Aufwand ist für viele Marketing-Abteilungen bei kleinen und mittelständischen Unternehmen unverhältnismässig hoch und kompliziert, weshalb es häufig vernachlässigt wird..

Wer professionelles Datenhandling mit modernem E-Mail Marketing verknüpfen muss, will sich rein technisch gesehen trotzdem nicht um Bounces, Blacklistings und Whitlistings kümmern müssen. Gerade im Zeitalter von Big Data ist dies jeoch entscheidend für die Effizienz von E-Mail-Marketing Massnahmen. Daher  werden heute vor allem so genannte Software as a Service Tools (SaaS) genutzt.

Aus ASP wird SaaS wird Cloudbasiertes E-MAil Marketing

Software as a Service (SaaS) ist eine Weiterentwicklung des schon seit den 90er Jahre etablierten ASP (Application Service Providing) Modells. Es bedeutet eigentlich nur, daß Softwareprodukt und dessen Betrieb als kombinierter Service in einem Mietmodell bereitgestellt werden. Gemietet wird für eine vereinbarte Laufzeit  Software und die zum Betrieb notwendige Plattform, in der Regel in Kombination mit Service- und Supportleistungen.  Rein technisch gesehen wird hier das Client – Server Prinzip fortgeführt: Datenverabeitung und Datenhaltung werden zentralisiert, die Dateneingabe erfolgt dezentral.

Saas  (software as a Service) geht  einen Schritt weiter. Gemietet wird in der Regel nur ein  (oder mehrere) Account(s) zur Nutzung von Funktionen einer Software. Betrieb, Wartung etc. spielt aus Sicht des Nutzer keine  Rolle mehr, da er nur für die Bereitstellung bzw. Nutzung einer Funktionalitöt bezahlt. Pionier im Bereich CRM ist hier z.B. Salesforce. Wichtig auch hier:  Es geht um die Nutzung von Services für eine bestimmte Laufzeit. Entsprechende Abomodelle sind der Standard.

Im Unterschied dazu ist das Cloud Computing eine noch konsequente  WeIterentwicklung, zumal sich aus Anwendersicht nicht wirklich etwas ändert.  Argumente für Cloud baiserte Ansätze sind die theoretisch fast unbegrenzete Saklierbarkeit bei sehr flexiblen Laufzeiten, oder auch ‘pay as you use’ genannt. Gerade  Lastspitzen die ja durch erfolgreiches E-Mail-Marketing durchaus erfolgen sollen, können sehr kosteneffizient abgebildet werden.

Die  Vorteile von SaaS Modellen für das E-Mail Marketing liegen auf der Hand:

  • Zeitersparnis: Es muss keine Sofware installiert werden und damit auch keine laufenden Updates durchgeführt werden müssen, um das System auf der aktuellsten Version zu halten. Entwicklungsarbeiten werden von den Saas-Anbietern durchgeführt, sodass auf Seiten des Nutzers kein spezifisches Know-How erforderlich ist.
  • Ohne Auswertung keine Optimierung:  Gerade E-Mailmarketing ist nur dann erfolgreich, wenn kontinuierlich Erfolg gemessen und ausgewertet wird.  Gerade die Optimierung der Konversion ist sonst nicht zu erreichen.
  • Das Bezahlmodell ist flexibler: Wenig kostet wenig, Viel kostet mehr . Die Kosten verteilen sich prinzipiell analog zum Aufwand und  zeitlichem Einsatz

Aber: Die Daten werden außerhalb des Unternehmens auf den Servern des SaaS Anbieters gespeichert.  Hier dürfte manches Unternehmen noch  eine grundsätzliche Hürde sehen. Der Trend ist aber wohl trotzdem nicht aufzuhalten,  leicht erkennbar an dem Erfolg, den diese Anbieter mittlerweile haben.

E-Mail Marketing und Content Management: Zwei Welten, ein System ?

Das Hauptarbeitsinstrument einer Online-Redaktion oder Marketingabteilung eines Unternehmens wird ein  (Web)Content Managament System sein. Hierüber werden sämtliche Inhalte für den Online-Auftritt, für Landingpages, für die Online Stellenanzeigen u.a. aufbereitet und verwaltet. Da liegt es doch Nahe , das auch die Inhalte für Kampagnen, Newslettern auch hierüber verwaltet werden. Content Mangement Systeme die behaupten, das zu können, gibt es ja auch genug.

Auch CRM Hersteller bieten nicht selten ‘Komplettlösungen’ die auch E-Mail Marketing-Funktionen beinhalten. CRM und CMS ersetzen jedoch kein E-Mail Marketing System (EMS). Vielmehr gehören zum professionellen E-Mailmarketing immer  mehrere technische Komponenten: CMS, CRM und EMS, die sich idealerweise ergänzen. Entscheidend ist  sinnvolle Aufgabenverteilung zwischen den Systemen.

Die Stärken der drei Systeme nutzen

Modernes E-Mail-Marketing arbeitet mit Schnittstellen zu CRM und CMS. Jedes System hat für sich seine Daseinsberechtigung. Die Verknüpfung der Systeme kann über automatische Schnittstellen erfolgen. Oft gibt es Standardschnittstellen, manchmal muss auch händisch angepasst werden.

Web-Content-Management-Systeme (CMS) und Email-Marketing Systeme (EMS)

Das CMS hatte in diesem Kontext  zwei Aufgaben:  Einerseits werden hier Formulare angeboten, über die Adressen gewonnen werden. Dabei geht es darum, möglichst viele Menschen auf der Homepage von den Vorteilen der Adresseingabe zu überzeugen. Das CMS übernimmt die Seitengestaltung und die Abwicklung des Anmeldeprozesses. Die Daten werden dann an das EMS übergeben oder bereits in Echtzeit dort eingetragen, wenn passende Integrationen etabliert wurden.

Zweitens gibt es im CMS Inhalte, die auch im Newsletter erscheinen sollen. Dazu übernimmt das EMS Inhalte aus dem CMS. Damit kann der Aufwand für die Newslettererstellung auf wenige Minuten reduziert werden. Die meisten EMS bieten eine Schnittstelle zum CMS an,  EMS in der  SaaS Version sind bei solchen Anbindungen  aber erst ganz am Anfang.

Gerade vor dem Hintergrund der wachsenden Investitionen in Content-Marketing scheint die Anbindung von E-Mail Marketing Software als SaaS Lösung an Contentmangement-Systeme noch eine Marktlücke zu sein.

 

Tabelle: MS (SaaS Version) mit standartisierter Anbindung an CMS

Cleverreach und Inxmail bieten Extensions oder Plugins hauptsächlich für OpenSource CMS  an. Dabei sind die Hersteller dieser technischen Anbindungen in der Regel nicht die EMS Betreiber selbst, sondern Agenturen die dies anhand von Kundenanforderungen  entwickelt haben und nun als OpenSource zur Verfügung stellen.

Lediglich zu Inxmail existiert eine standartisierte Anbindung des Enterprise WebCMS FirstSpirit. Die Welt der der kommerziellen Contentmanagement Systeme kann aber zumindest die bei so gut wie allen EMS (in der SaaS Version) Anbietern zur Verfügung stehende Api zur Anbindung nutzen. Dies bedeutet aber erstmal wieder Programmieraufwand.

Shopsysteme und EMS (SaaS Version)

Auch bei den Shopsystemen ist Inxmail in der SaaS Version ganz gut angebunden und anderen Anbietern voraus, was die Anbindung über Extensions und Plugis angeht

Tabelle: EMS (SaaS Version) und Shop Systeme: Plugins, Integrationen, Api

 

CRM Systeme und EMS (SaaS Version)

Bei den CRM Systemen führt Inxmail rein zahlenmäßig  vor den anderen genannten Anbietern:

Tabelle: EMS (SaaS Version) mit standartisierte Anbindung an CRM – Systeme

Was liegt näher, als die Vorteile des E-Mail Marketings per SaaS mit dem täglichen Arbeitsinstrument (Web)CMS zu verknüpfen ?

Typo3

Erste Ansätze gibt es schon seit längerem für Typo3 mit einer Extension für Inxmail. Da sich Typo3 weiterentwickelt hat, ist die Extension ohne gezieltes recoding nicht mehr funktional einsetzbar.  Daher gibts eine neue, allerdings nicht auf OpenSource Basis erhältliche Extension, die eine sinnvolle Aufgabenverteilung zwischen einem neuen Typo3 CMS und dem EMs Inxmail in der SaaS Version abzubildet:

Ein Redakteur bzw. inhaltlich Verantwortlicher erstellt seine Inhalte, ob nun für die Website oder für den Newsletter mit dem gewohnten Instrumentarium innerhalb seines Typo3 CMS. Dies benötigt natürlich Templates zur Darstelunng der Newsletter-Inhalte und eine Anbindung an die SaaS Lösung von Inxmail. Der im CMS erstellte personalisierbare Inhalt wird an einen Verteiler geschickt, der in der Inxmail  SaaS Lösung hinterlegt ist und im CMS selektiert werden kann.

Anmeldungen, Registrierungen und Profiländerungen von Newsletter-Abonennten werden funktional auch über das CMS in die Website eingebunden. Der Redakteur hat hierüber die Gestaltungshoheit. Funktional laufen die Daten direkt  nach Inxmail  und werden dort über jeweils angelegte Verteiler verwaltet.

Die Datenhoheit für Nutzerdaten, somit die Abonennten und deren E-Mail Adressen, liegt bei Inxmail, die Datenhoheit für die Inhalte liegt beim CMS Typo3.  Der Redakteur kümmert sich um seine Inhalte in seiner gewohnten Umgebung, um das Handling der Nutzerdaten kümmern sich dann die entsprechenden Fachleute in der Inxmail Umgebung..

Vorteile:

  • Keine redundanten Inhalte
  • geringer Abstimmungs bzw. Übertragunsaufwand zwischen den Systemen, copy und paste entfällt
  • kleine ‘Lernkurve’ für inhaltlich verantwortliche Mitarbeiter, da ein Redakteur das EMS selbst  gar nicht bedienen muss

FirstSpirit

Ein ganz ähnlichen Ansatz verfolgt der Inxmail-Connector für FirstSpirit, einem kommerziellen Enterprise (Web(CMS.Das ModulInxmail-Connect für FirstSpirit™ steuert Newsletter und Mailings direkt aus dem Content Management System heraus. Das Modul gibt’s  als Alternative zum sogenannten Universal Messenger, der auch keine native FirstSpirit Lösung ist, aber als eigenes zu lizensiendes Produkt integriert werden kann.

Alles ist SaaS: Infopark und Inxmail

Einen noch konsequenteren, aber im ersten Schritt generalistischeren Ansatz verfolgt der CMS Hersteller Infopark, bekannt durch sein CMS Infopark Fiona. Eine neue Varainte des CMS ist die rein cloudbasierte SaaS Lösung Infopark Cloud Express.  Neben der klassischen CMS Funktionen gehört auch ein CRM Tool mit E-MAil Marketing Fähigkeiten zum Standard-Lieferumfang. Dies ist für einen ersten Schrit in Richtung professionelles E-MAil Marketing  sich ein einfacher und schneller Weg.

Schnell die Microsite für die Kampagne über das CMS gebaut, die Adresse übers CRM verwaltet und dann den Newsletter zur Bewerbung der soeben erstellen Microsite verschickt.  Aber was kommt danach ? Themen wie Bouncemanagement, Blacklisting, Whitelisting etc. lassen sich hierüber nicht wirklich handhaben.

Daher  ist eine Anbindung an ein EMS per SaaS eigentlich die ideale Ergänzung und deswegen wird zur Zeit auch darüber nachgedacht.  Der Anwender hätte hier vor allem einen Vorteil: er benötigt für sein Onlinemarketing keine oder kaum eigene IT Ressourcen mehr, ist wesentlich schneller am Markt. Er kann sich auf Kreation, Konzeption und Konversion konzentrieren.

Fazit

Eine Kombination von CMS mit angebundenen EMS per SaaS reduziert die Komplexität. Gerade für Unternehmen, die Ihre IT Abteilung nicht weiter ausbauen wollen ein entscheidendes Argument.  Für OpenSource CMS gibts mittlerweile einige Möglichkeiten,  bei den kommerziellen Systemen gibt es noch sehr viel mehr Potential.

Wer sich ganz aufs Marketing konzentrieren will und IT Aufwände möglichst vermeiden muss, der kann sich mittlerweile an ersten reinen Saas Lösungen orientieren, die eine Kombination aus  CMS, EMS und CRM bereitstellen, indem vorhandene Lösungen miteinander kombiniert werden.

Quellen:

http://www.gruenderszene.de/lexikon/begriffe/e-mail-marketing

http://webmarketingsoftware.de/6-gruende-warum-selbstaendige-bei-newsletter-software-auf-saas-anbieter-setzen-sollten/

http://webmarketingsoftware.de/email-marketing-software-vergleich/

Erfolgreiches E-Mail Marketing für den Mittelstand: http://de.slideshare.net/marketier/e-mailmarketing-fr-kmu

http://t3n.de/news/e-mail-marketing-anbieter-280807/

http://heftarchiv.internetworld.de/2012/Ausgabe-10-2012/E-Mails-aus-der-Cloud

http://www.cleverreach.de/frontend/interfaces.php

http://www.email-marketing-forum.de/Fachartikel/details/CRM-CMS-oder-EMS-Welches-Tool-fuer-E-Mail-Versand/25583

http://www.gruenderszene.de

http://www.twt.de/news/blog/twt-firstspirit-inxmail-connect-inxmail-direkt-im-cms-pflegen.html

http://t3n.de/magazin/typo3-newsletter-integriertem-openemm-effizientes-221008/

http://webmarketingsoftware.de

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