Portal: Von Information zu Kollaboration
Wer hat den Begriff Portal noch nicht im Zusammenhang mit Internet- oder Intranetauftritten gehört oder gar selbst benutzt ?
Was ist denn nun ein Portal ?
Die Nutzung des Begriffs Portal hat sich im Laufe der letzten 20 Jahre weiterentwickelt. Während in den 90’er Jahren Portale mit Internetauftritten gleichgesetzt wurden, versteht man darunter heute zunehmend personalisierte webbasierte Unternehmensanwendungen.
Typische Internetportale in den 90’er Jahren fungierten als Einstiege in das Internet, weil dies durch seine Datenfülle gerade für unbedarfte Nutzer nur schwer navigierbar war. So verstanden sich dann auch Yahoo, AOL oder web.de u.a. als zentrale Einstiegsportale in das Internet.
Die Informationsfülle hat jedoch weiter zugenommen und die geführten Einstiege in das Internet reichten bald nicht mehr aus, um diese Navigationsunterstützung leisten zu können. Inhalte werden nun individualisiert und personalisiert, um die Informationsfülle lenken und kanalisieren zu können. Unternehmensauftritte entwickeln sich nun weiter zu Unternehmensportalen, während sie bis dahin auf statischen HTML-Seiten oder Contentmanagement-Systemen beruhten.
Während Kunden, Lieferanten und potentielle Bewerber bisher nicht selten Informationen präsentiert werden, die es auf diversen Print-Broschüren schon gibt, können diese Zielgruppen als Portaluser Anwendungen nutzen, wie z.B. Aufträge verfolgen oder eine Bewerbung gleich einreichen. Aus einer Einstiegsseite, die nicht selten als Startseite im Browser des Anwenders festgelegt war, ist eine komplexe Unternehmensanwendung geworden, die Geschäftsprozesse unterstützt und optimiert.
Ziel eines solchen Portals ist die Bereitstellung von zielgruppengerechten Informationen und Prozessen zwischen Unternehmen und Nutzern. Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation unterscheidet die folgenden Formen von Unternehmensportalen:
- Mitarbeiterportal
- Geschäftskundenportal
- Endkundenportal
Mitarbeiterportal
Mitarbeiterportale bilden die Schnittstellen zwischen Systemen, Prozessen und Mitarbeitern. Sie entwickeln sich von der reinen und gelenkten Informationsbereitstellung immer mehr in Richtung zentrale Kollaborationsplattform. Diese Entwicklung ist vor allem in Unternehmen mit dezentralen Standorten zu beobachten.
Mitarbeiterportale stellen häufig das Intranet eines Unternehmens dar. In Ihrer historischen Entwicklung dienten sie bisher der geführten Mitarbeiterkommunikation, häufig betreut von Kommunikations- bzw. Presseabteilungen oder, was immer noch nicht selten ist, von der IT-Abteilung des Unternehmens.
Inhaltlich kann man Mitarbeiterportale in 3 Kategorien unterteilen:
- Information
- Interaktion
- Kollaboration
Information
Unter den Bereich „Information“ fallen alle Inhalte, die dem User eindimensional zur Verfügung gestellt werden. An dieser Stelle kann der Nutzer des Intranets nur die Information aufnehmen, es wird keine Möglichkeit zur Rückmeldung oder weiterer Kommunikation gegeben. Typische Inhalte im Bereich Information wären:
• Telefonverzeichnis,
• Handbücher,
• Vorlagen,
• Hausmitteilungen,
• interne Neuigkeiten,
• Betriebsdokumentationen,
• Formulare im PDF-Format,
• Speiseplan,
• Handlungsanweisungen,
• Informationen der Personalabteilung,
etc.
Interaktion
Zur Kategorie „Interaktion“ gehören alle Inhalte, bei denen der Mitarbeiter die Möglichkeit hat, Rückmeldung zu dem ihm dargestellten Inhalt zu geben, bzw. mit bestimmten Elementen weiterzuarbeiten. Hierbei gibt es meist einen oder mehrere Empfänger, denen ohne Medienbruch (d.h. in digitaler Form) die im Intranet eingegebenen Inhalte oder Informationen zur Verfügung gestellt werden.
Typische Inhalte oder Elemente, die der Interaktion zuzuordnen sind, wären z.B.:
• Online-Bestellfunktionen (von Büromaterialien, etc.),
• Voting-Tools (Umfragen),
• Arbeitszeiterfassung,
• Feedback-Möglichkeiten (Kontaktformulare),
• Reiseplanung und –Kostenabrechnung,
• Buchung von Sitzungsräumen
etc….
Kollaboration
Die dritte Kategorie „Kollaboration“ umfasst alles, was die Zusammenarbeit unterhalb der Mitarbeiter fördert. Optimierungen im Rahmen des Wissensmanagements gehören zur Kategorie der „Kollaboration“. Mitarbeiter können ihr Wissen anderen Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Informationen werden als lebendes Dokument angesehen und von anderen wiederum bereichert. Die Grenzen zu den Themen Knowledgemanagement und Dokumentenmanagement sind hier fließend.
Funktionen, um die Kollaboration im Intranet zu fördern wären z.B.:
• Wissensdatenbanken,
• Themenpools,
• die Schaffung von (geschlossenen) Projekträumen zur Förderung des Austausches bei Arbeitsgruppen
Geschäftskundenportal: Lieferantenportal
Lieferantenportale sind eine häufige Ausprägung von Geschäftskundenportalen. Sie dienen als zentrale Kommunikationsplattform zu den Lieferanten des Unternehmens. Sie sollen die Prozesse Angebotsabgabe, Leistungsabnahme und Rechnungstellung vereinheitlichen und optimieren.
Hier sind alle für Zulieferer relevanten Informationen und Anwendungen hinterlegt. Sie bieten häufig einen öffentlichen und einen geschützten Bereich. Im öffentlichen Bereich haben interessierter Zulieferer die Möglichkeit, sich als neuer Lieferant zu bewerben.
Über einen zugriffsgeschützten Bereich, der nur mit einer User-ID und einem Passwort zugänglich ist, finden Lieferanten einen einfachen Zugang zu personalisierten Anwendungen und Nachrichten. Hier stehen unter anderem Normen, Lieferbedingungen und Handbücher bereit. Registrierte Nutzer können über Anwendungen ihre Prozesse in der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen abwickeln. Eine Variante dieser Portalform sind z.B. auch die Vergabeportale der öffentlichen Hand.
Endkundenportal
Endkundenportale dienen der Bereitstellung von Marketing- und Vertriebsprozessen, sowie der Abbildung von Servicefunktionen für Kunden. Ein Online Shop ist somit noch lange kein Endkundenportal. Erst wenn mehrere, zumeist komplexe Anwendungen ineinander greifen, spricht man von Endkundenportalen.
Ein gutes Beispiel hierfür ist Amazon:
Alle kaufentscheidenden Informationen stehen für den Kunden immer bereit. Kundenbewertungen der Produkte, Produktvorschläge, Verweise auf passendes Zubehör bieten für den Kunden Mehrwert und sorgen dafür, dass aus Interessenten Endkunden werden. Support-Anfragen werden beispielsweise durch FAQs zu Versandbedingungen schon im Vorfeld abgefangen. Produkte können von unterschiedlichsten Lieferanten bezogen werden (Nicht nur von Amazon). Dies ist gegenüber dem Kaufinteressierten transparent und in der Bedienung aber einheitlich und synchron gehalten.
Hierzu ist das Zusammenwirken einer Vielzahl von Anwendungen nötig, zusammengefasst in einem Endkundenportal.
Gründe für die Einführung von Unternehmensportalen
- Erhöhte Produktivität bei Informations- und Geschäftsprozessen
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
- Zeit- und Ressourceneinsparung durch zentrale Bereitstellung aller Anwendungen für die tägliche Arbeit
- Vermeidung von Streuverlusten durch gezielte Informationsbereitstellung
Ein CMS ist kein Portalsystem
Unternehmensportale werden mit Portalsystemen realisiert. Ein Content Management System ist kein Portalsystem, aber ein CMS kann Bestandteil eines Portals sein. Nicht selten werden die Begriffe CMS und Portalsystem immer noch synonym verwendet. Dabei haben sie sich aufgrund der o.g. Entwicklung stark unterschiedlich entwickelt:
Contentmanagement-Systeme werden in der Regel zu Verwaltung von Informationen eingesetzt, die redaktionell zentral gesteuert werden. Ein CMS ist daher nicht selten Bestandteil eines Portals. Portalsysteme integrieren ggf. ein CMS und stellen darüber hinaus weitere Anwendungen zur Verfügung, die für den Nutzer unter einer Oberfläche präsentiert werden.
Geht somit der Sinn einer Unternehmenswebsite oder eines Intranets über den der reinen Informationsaufbereitung und -präsentation hinaus, so liegt es Nahe, dies über ein Portalsystem abzubilden. Mit anderen Worten: Je höher der Anteil an interaktiven und kollaborativen Bestandteilen, umso sinnvoller stellt sich der Einsatz eines Portalsystems dar.
Moderne Portalsysteme umfassen mindestens folgende Merkmale:
- Webbasierte Technologie
- Aggregation von Inhalten und Funktionen
- Prozessunterstützung
- Sichere Individualisierung und Personalisierung von Inhalten
- Single Sign On
- Verknüpfung und Datenaustausch zwischen heterogenen Anwendungen
- Homogene Benutzeroberfläche
- Suchfunktion
Die ‚großen Lösungen‘
Adobe und Oracle fokussieren ihre Lösungen auf Customer Experience, während Microsoft – im wesentlichen ist hier Sharepoint als Software gemeint – auf Mitarbeiterorientierung (Intranet) setzt.
Gartner sieht Liferay als OpenSource Portallösung im selben ‘leader quadrant’ wie IBM, Microsoft und Oracle. Liferay hat gerade durch die Erweiterung Social Office im Mitarbeiterumfeld punkten können und ist eine ernstzunehmende ggf. sogar kostenlose OpenSource Alternative zu Sharepoint.
Gerade Unternehmen, die sich noch ganz am Anfang der Entscheidung für ein Portalsystem befinden, kann die Evaluation von Liferay im Unternehmensumfeld strategische Erkenntnisse bringen: Bevor viel Budget für eine Portallösung bereitgestellt wird, kann Liferay ein kostengünstiger Weg zu einem Portal sein, der – sobald er unternehmenskritisch wird – durch ein Enterprise Support Paket vom Hersteller ergänzt werden kann.
Vorgehen: Am Anfang ist die Web-Strategie
Am Beginn eines solchen umfangreichen Projektes muss daher unbedingt ein (Web)Strategie-Konzept erstellt werden, dass die abzubildenden Anforderungen (Kunden- bzw. Mitarbeiternutzen, Synergien, Prozessdefinitionen, mögliche Technologien etc.) aufbereitet.
Quellen:
- Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation: Was ist ein Portal ? Definition und Einsatz von Unternehmensportalen.
- Patrick Höfer: Unternehmensportale. Eine kurze Übersicht zur Klassifizierung, Ausprägung und Funktion von Unternehmensportalen. Kommunikationsysteme und Middleware
- Birgit Krichknopf: Unternehmensportale als Medium der Internen Kommunikation mit besondere Betrachtung vonm Online Marketing
- Positioning Technology Players Within a Specific Market: http://www.gartner.com/technology/research/methodologies/research_mq.jsp
- Gartner: Magic Quadrant for Horizontal Portals
- Gartner: The most abused item in IT, https://www.gartner.com/doc/314297